Meldpunt aanbestedingen en opdrachtverlening beleidsonderzoek
De brancheorganisatie VBO (Vereniging voor Beleidsonderzoek) heeft een meldpunt in het leven geroepen waarin de opdrachtnemende marktpartijen van het beleidsonderzoek (dus de bureaus en instituten) hun ervaringen kunnen doorgeven met aanbestedingen en opdrachtverlening. Daardoor krijgt de VBO meer inzicht in dit onderdeel van de marktproblematiek van het beleidsonderzoek. Eventueel kunnen acties worden ondernomen.
Kenmerken van het meldpunt
a. Het meldpunt is bedoeld om gedocumenteerde ervaringen met concrete aanbestedingen en opdrachtverleningen door te geven.
Het gaat dus niet om het ventileren van opmerkingen over het algemene beleid van bepaalde opdrachtgevers.
b. Het meldpunt is niet alleen bedoeld voor het aandragen van problemen. Uitdrukkelijk wordt gevraagd om ook goede ervaringen te melden.
Daardoor kunnen voorbeelden van "best practices" worden doorgegeven aan andere aanbieders.
c. Het meldpunt is niet alleen bedoeld voor de leden van VBO. Ook niet-leden worden uitgenodigd hun opmerkingen en ervaringen met
aanbesteding en opdrachtverlening van beleidsonderzoek in te zenden..
d. Voornemens tot eventuele acties door de brancheorganisatie worden eerst voorgelegd aan de inzender(s).
Verwerking van de informatie
a. De informatie die bij het meldpunt binnenkomt wordt vertrouwelijk behandeld. Zij komt in handen van de bestuursadviseur van de VBO,
die de cases anonimiseert. De meldingen blijven verder anoniem, zowel binnen als buiten de VBO.
b. De inzenders krijgen van de bestuursadviseur een bevestiging van ontvangst waarin de verdere behandeling wordt geschetst
c. De bestuursadviseur verwerkt de informatie en analyseert deze. Hij kan nadere toelichting of aanvullende documenten vragen aan de inzender.
d. Voornemens tot concrete acties door de brancherorganisatie worden eerst voorgelegd aan de inzender(s).
Gebruik van de informatie
Afhankelijk van de aard van de informatie zijn verschillende vormen van gebruik mogelijk:
a. Sommige aangemelde problemen verdienen wellicht een directe aanpak. Ze worden geanonimiseerd voorgelegd aan het bestuur, dat beslist of de opdrachtgever vanuit de VBO wordt benaderd. Dit uiteraard onder de voorwaarde dat de inzender hiermee instemt.
b. De bestuursadviseur maakt geanonimiseerde, samenvattende beschrijvingen per categorie van problemen, resp. van problemen die voorkomen bij één opdrachtgever. Dit ten dienste van eventueel overleg door het VBO-bestuur met interne en externe partijen.
c. De bestuursadviseur analyseert ook de goede ervaringen en maakt hiervan gebruik voor het opstellen van algemene schetsen van aanbevolen werkwijzen.
d. Jaarlijks wordt door de VBO een samenvattend verslag opgesteld over het meldpunt (aantallen ingevulde formulieren, klachten versus. goede ervaringen, aard en zwaarte van de problemen, trends). Dit verslag bevat alleen geanonimiseerde informatie en is openbaar.
INSTRUCTIE BIJ DE INVULLING VAN HET FORMULIER
In het op deze toelichting volgende formulier wordt gevraagd naar telefoonnummers en emailadressen. LET OP! Er wordt daarbij gecontroleerd op de ingevulde gegevens. Indien u een telefoonnummer niet kent, dan volstaat eventueel ook een streepje " - ". Indien u een emailadres niet kent, dan moet u een bestaand mailadres invullen, bijv. uw eigen mailadres.